A partir de 2018, todas as empresas passaram a ter obrigatoriedade de enviar os dados de seus colaboradores ao eSocial, portal criado pelo governo federal para cuidar das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. A plataforma unifica o envio dos dados e facilita o processo das empresas a estarem em dia com obrigações fiscais dos diferentes órgãos governamentais. No entanto, o cadastro é complexo e exige preparo no envio correto de informações e dentro do prazo estipulado.

Além de adequar-se ao novo sistema, as empresas precisarão mudar significativamente a relação entre empregadores e colaboradores. Com o eSocial, os empregadores devem seguir rigorosamente as leis federais para não sofrerem multas e sanções. E os colaboradores, por sua vez, devem fornecer dados atualizados e acompanhar o cumprimento das obrigações sociais de seus empregadores.

eSocial: do que se trata?

Instituído pelo Decreto Nº 8.373 de 2014, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é uma espécie de folha de pagamento digital de uso obrigatório às empresas. O eSocial é um braço do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), criado em 2007, que inclui o sistema de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) utilizado em todo o país. O principal objetivo do eSocial é combater a sonegação fiscal. O eSocial é uma parceria firmada entre a Receita Federal, Ministério do Trabalho, Previdência Social e Caixa Econômica Federal. Concentrando o envio de dados numa única plataforma, o eSocial facilita processos e elimina o reenvio e dados aos diversos órgãos governamentais.

Obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas serão lançadas em uma única plataforma

O eSocial ficou conhecido em 2015, quando foi utilizado para cadastro de empregados domésticos gerando alguns percalços por problemas técnicos. Agora, as regras do eSocial são mais complexas que as iniciais. Para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões, o eSocial passou a valer a partir de 1º de janeiro de 2018. Já empresas com faturamento abaixo de R$ 78 milhões a adesão ao sistema passou a valer em 1º de julho de 2018. Contudo, já em 1º de julho de 2017, foi disponibilizado às empresas um ambiente virtual de aperfeiçoamento para se adaptarem às novas regras de preenchimento no sistema. O prazo é apertado e as mudanças significativas! Veja as principais mudanças e como a tecnologia pode ajudar a sua empresa a adequar-se ao eSocial.

Calendário

Após a Resolução nº 2 do Comitê Diretivo do eSocial publicada em 31 de agosto de 2016 no Diário Oficial da União, novos prazos para início obrigatório do eSocial passa a valer às empresas:

1º de julho de 2017 – Disponibilizado um ambiente virtual de teste, ainda sem obrigatoriedade de adesão;

1º de janeiro de 2018 – obrigatoriedade do eSocial às empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões;

1º de julho de 2018 – obrigatoriedade passa a valer às empresas com faturamento abaixo de R$ 78 milhões.

Veja os dados a serem enviadas ao eSocial e como eles são validadas pelos órgãos governamentais

Os dados enviados ao eSocial correspondem a todas as informações que envolvam o dia-a-dia do setor de Recursos Humanos e de outros setores: Jurídico, Financeiro, Fiscal, Contábil e Tecnologia da Informação. Não houve nenhuma mudança na legislação trabalhista – o que muda é a maneira de registrar os dados, que passam a ser alocadas numa mesma plataforma.

A grande sacada do eSocial é substituir processos no envio de declarações, formulários, termos e documentos sobre as relações de trabalho entre empregadores e colaboradores. Os prazos se aplicam a todos os documentos, mas em vez de enviados repetidamente, eles serão depositados numa plataforma única com os dados básicos dos colaboradores durante toda vida de trabalho. Como já ocorre no caso dos empregados domésticos, as guias de pagamento no eSocial são geradas automaticamente no sistema.

FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço); GFIP (Guia de Recolhimento de Informações à Previdência Social); CAT (Comunicação de Acidente do Trabalho) e PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário).

Fiscais

PIS (Programação de Integração Social); COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social); IPI (Imposto sobre Produtos Industrializado) e ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal).

Trabalhistas

RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).

Sequência do envio de informações ao eSocial

O sistema do eSocial está vinculado à Receita Federal. E isso exige um maior rigor das informações entre folha de pagamento e os dados que os colaboradores fornecem aos órgãos governamentais. As empresas enviam as informações por meio de arquivos em Excel (XML) validados e armazenados na plataforma. Posteriormente, elas são disponibilizadas aos órgãos competentes.

Empresa

Fica responsável por gerar as informações no ambiente corporativo do eSocial e transmite os dados dos colaboradores à plataforma;

eSocial

Faz a recepção e validação dos dados e retorna as respostas às empresas sobre: protocolo de envio; recibo de entrega ou mensagem de erro.

Órgãos

Recebem os dados trabalhistas conforme suas atribuições.

Impacto nas empresas: veja as principais mudanças nos prazos de envio de informações

O RH deve estar atento aos prazos de envio de informações ao eSocial. As penalidades para o não cumprimento continuam as mesmas e esse é um dos fatores mais importantes. Se antes as multas só eram aplicadas após fiscalização in loco do Ministério do Trabalho, agora, com o controle todo online, a fiscalização é feita em tempo real, e as multas impetradas e cobradas também em tempo real. Veja os prazos para envio de informações:

Admissões e demissões

Devem ser informadas imediatamente após o ocorrido, sob pena de sofrer multa da Receita Federal no prazo de 24 horas;

Especificidades das categorias

Muitas categorias possuem especificidades firmadas em acordos coletivos. Esse é um item ainda em discussão, porque, inicialmente, a plataforma não aceita distorções nas jornadas de trabalho regidas pela legislação trabalhista vigente;

Jornada de trabalho

Qualquer alteração na jornada de trabalho: entrada, saída, mudança de turno etc deve ser comunicada rapidamente;

Rescisões de contrato

Devem ser lançadas de uma vez já com todos os direitos trabalhistas pagos, sem incluir rescisões complementares sobre acertos decorrentes de dissídios ou acordos coletivos;

Vencimentos

O prazo de envio das informações da folha de pagamento é até o dia 07 do mês subsequente à folha;

Folha de pagamento

Alterações de salário ou função devem ser inseridas no sistema um dia após a alteração e comunicação ao colaborador;

Alteração de nome/filhos

Essas são as únicas informações que dependem mais dos colaboradores que dos empregadores. As empresas precisam de um planejamento estratégico para atualizar essas informações e não perder os prazos. Em casos de casamento ou divórcio, os colaboradores costumam alterar o sobrenome. Em caso de nascimento de filhos e inserção de dependentes a empresa deve ser sempre comunicada;

Férias

Devem ser comunicadas com até 2 dias de antecedência da data do início. Só poderão ser fracionadas da seguinte maneira: 20 dias, sendo 10 dias ressarcidos em dinheiro, ou então 30 dias corridos.

Classificação de cargos

As atribuições dos colaboradores devem ser informadas conforme o número da CBO (Classificação Brasileira de Ocupações). Não serão aceitas funções que não estiverem devidamente contempladas na CBO.

A implementação do eSocial é complexa e exige agilidade nas mudanças e no cruzamento de dados

A tecnologia é a grande aliada nos processos que farão o cadastro correto no eSocial, bem como o tempo otimizado para realização dos recolhimentos. Toda gestão das rotinas ficará na mira dos órgãos de controle fiscal, trabalhista e tributário. E isso necessita um processo automatizado e bem estruturado.

Dito isso, soluções de gestão voltadas a facilitar o processo do setor de Recursos Humanos podem adequar a empresa a: ter um sistema que mapeia os processos e reúne os dados dos colaboradores; garantir o acompanhamento constante do eSocial por um período determinado; integrar as diversas áreas da empresas e as informações desencontradas; e realizar um diagnóstico preciso dos processos que necessitam de adaptação à legislação. Em suma, um software de gestão integrada pode garantir uma melhor performance dos processos que envolvam o eSocial.

6 passos para adequar-se ao eSocial

Diante das inúmeras mudanças que o eSocial traz consigo, é preciso organizar bem os processos da gestão de pessoas. Listamos 6 passos que a sua empresa pode dar para adequar-se ao eSocial:

1) Revise

Os processos internos que envolvam dados trabalhistas e previdenciárias para garantir mais agilidade no preenchimento dos campos do eSocial;

2) Defina

Um cronograma flexível de coleta e lançamento de dados. Os profissionais de RH deverão reportá-los diariamente ao sistema;

3) Garanta

Um bom intercâmbio entre o RH e outros setores de gestão, sobretudo as áreas que tratam de aquisições de serviços prestados e pagamentos;

4) Fique Atento

À validação do sistema da Receita Federal e de todas as informações enviadas, bem como os protocolos de inserção e aceite emitidos;

5) Trabalhe

Com revisão e enquadramento de práticas, como incidência de verbas e benefícios aos colaboradores, que hoje possuem vários tipos de enquadramento.

6) Adapte

Todos os processos internos, inclusive os tecnológicos e as plataformas, aos novos tramites exigidos pelo eSocial.