O eSocial tem como foco modernizar a forma como as empresas enviam as informações ligadas aos seus colaboradores para o Governo. Mas acontece que por ser um sistema novo, é normal que algumas dúvidas apareçam quanto à utilização, função e a sua obrigatoriedade para as empresas.

Por isso decidimos fazer este artigo com tudo o que você precisa saber sobre o eSocial sob as mais diversas perspectivas. Confira!

O que é eSocial?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi instituído pelo Decreto nº 8373/2014 para unificar todas as informações relativas aos trabalhadores como:

1. Informações sobre o FGTS;
2. Escriturações fiscais;
3. Aviso prévio;
4. Folha de pagamento;
5. Comunicações de acidente de trabalho.

Antes do eSocial, os profissionais de RH tinham que recolher todas essas informações e colocar em forma de relatórios para mandar para sistemas de informação como RAIS – Relação Anual de Informações Sociais, GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social, CAGED, etc.

Agora com eSocial, esses profissionais contam com uma grande economia de tempo, pois esses dados serão consolidados em uma única base. Inclusive, a tendência, é que com o tempo, o eSocial substitua esses sistemas de informação (DIRF, RAIS, etc.) também.

Além disso, o sistema vai ainda ajudar a proteger os trabalhadores que, com essa unificação das informações, podem ficar mais seguros em relação ao armazenamento dos seus dados. Eles também vão poder ficar mais tranquilos em relação a transparência das informações contidas nos seus contratos de trabalho e da efetivação de seus direitos trabalhistas e previdenciários.

Vale ressaltar que o eSocial foi criado a partir de uma ação conjunta de quatro órgãos e entidades do Governo Federal. São eles: Ministério do Trabalho e Previdência Social, INSS – Instituto Nacional do Seguro Social, Caixa Econômico Federal, RFB – Secretaria da Receita Federal do Brasil. Além disso, está integrado com o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) um programa focado em informatizar a relação entre a Receita Federal e os seus contribuintes.

Como funciona o eSocial?

Na prática o sistema vai funcionar da seguinte maneira: as empresas terão que enviar, de forma periódica, as informações dos colaboradores para a plataforma do eSocial.

A plataforma, por sua vez, foi preparada para atender às necessidades de consulta dos mais diferentes órgãos e entidades de fiscalização. Esse trabalho de recolhimento e registro dos dados já acontece, mas de forma não automatizada e que gera problemas como erros nos cálculos e por consequência retrabalho do departamento responsável.

Com esse novo sistema o caminho será um só e as chances de erros tendem a diminuir muito e ainda vai deixar tudo centralizado e mais organizado.

Cronograma de implantação do eSocial

O sistema será implantado em duas etapas: a primeira que começou a partir de 1º de janeiro de 2018 com a obrigatoriedade do uso do sistema para empresas de faturamento apurado, no ano de 2016, acima de R$ 78 milhões. A segunda etapa dele é a sua obrigatoriedade total para empresas, independentemente do valor de faturamento do ano, a partir de 1º de julho de 2018.

Com esse cronograma podemos perceber que o eSocial já é uma realidade bem próxima de nós. É uma alternativa para que as empresas possam automatizar esses processos e desburocratizar a prestação de informações dos seus colaboradores.

DICA: Para implementar e se adequar ao sistema, as empresas devem ficar de olho nos processos, sistemas, infraestrutura, pessoas, comunicação e legislação.

Vantagens do eSocial

Depois de entender o que é e como funciona o eSocial, vamos reforçar um pouco sobre as suas vantagens tanto para as empresas como para os colaboradores.

Para as empresas

Simplificar, integrar e desburocratizar os processos;
Diminuir gastos e tempo com essas tarefas;
Ganhar em produtividade;
Subsidiar a geração de guias de recolhimento de FGTS e outros tributos;
Disponibilizar, de forma imediata, os dados aos órgãos e entidades;
Garantir segurança jurídica;
Registrar de forma imediata novas informações (ex: contratação de colaborador).

Para os colaboradores

Garantia no cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários;
Transparência das informações de seus contratos de trabalho;
Registro de todos os seus pagamentos e de suas características em relação à condição de trabalho;
Prestação dos seus benefícios previdenciários.

Vale lembrar que o eSocial engloba diversos tipos de trabalhadores como os autônomos, estagiários, celetistas, sem vínculo empregatício, etc. e todos terão suas informações registradas.

O sistema também elimina a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas e com isso aprimora a qualidade dessas informações. E, por fim, ainda confere um tratamento diferenciado para as micro e pequenas empresas.

eSocial e o sistema de gestão empresarial

Agora com todas essas informações sobre o eSocial, a pergunta que fica é:

“Consigo gerenciar e automatizar todos os processos da minha empresa apenas com o eSocial?”

Não!

Implementar o eSocial não resolve todos os seus problemas, porque ele vai trabalhar esses processos relacionados com informações trabalhistas e previdenciárias dos trabalhadores de forma a comunicar aos órgãos responsáveis sobre estes dados, entretanto, a organização e a coleta destes dados ainda é de responsabilidade do empresário.
Portanto, para que seja possível controlar e registrar todos esses dados é fundamental que se conte com um sistema de gestão empresarial (ERP), que além disso, ainda atende muitos outros processos que envolvem outras áreas da empresa. Este sistema vai fazer a gestão da empresa de forma integrada e automatizada de todos os setores e processos relacionados à operação e gestão do negócio.
Por isso o eSocial não anula a necessidade da sua empresa de ter um sistema de gestão empresarial integrado. As funções de ambos os sistemas são complementares e por isso trabalham lado a lado, mas não substituem uma à outra.
Todo o trabalho de controle da empresa e de dados dos colaboradores pode continuar sendo feito pelo ERP. Com isso, apenas a transmissão dos dados será através do eSocial. Mas para que o processo seja realmente efetivo é fundamental que se tire proveito de toda a capacidade do sistema e, para isso, podemos ajudar. Conheça nossa consultoria e saiba como melhorar o desempenho do seu ERP e, por consequência, da sua empresa.