A ordem de serviço, como seu próprio nome indica, possui uma função de organização e controle dos processos internos relacionados à pedidos. Por isso, trata-se de uma poderosa ferramenta de gestão para as empresas na venda de seus produtos e serviços.

Por entendermos a necessidade desta ferramenta é que decidimos fazer um artigo para falar exclusivamente dela. Aqui falaremos sobre o que é de fato uma ordem de serviço e por que a sua empresa deveria usá-la. Vamos lá?

O que é ordem de serviço?

A ordem de serviço, que dentro das empresas também é chamada apenas de OS é um documento que formaliza um trabalho dentro da cadeia produtiva. Trata-se de uma espécie de autorização para a produção. A partir daí, ela pode tanto atender a pedidos provindos diretamente dos clientes, como os solicitados através de processos internos.

Como regra, a ordem de serviço deve contar com alguns detalhes específicos para que cumpra com sua essencial função. Para o caso de OS geradas a partir da interação direta com o cliente, detalhes como data da solicitação, número da OS, dados do solicitante, descrição do serviço que será executado, quantidade de produtos, valores unitário e total do pedido e forma de pagamento são fundamentais.

Já para o caso de ordens de serviço internas, além de também contar com a data da solicitação e o número da OS, possui detalhes como quantidade do produto que será fabricado, quantidade de matéria prima necessária para a produção, horas demandadas na produção e, por fim, os setores e trabalhos que serão envolvidas na produção (o que inclui a utilização de máquinas) passam a se tornar fundamentais.

Se analisarmos os dados que pontuamos aqui, verificamos portanto que estamos falando de informações importantes para não somente para o planejamento e para a execução do serviço em si, mas também para o planejamento empresarial, por isso, necessariamente devem ser dados o mais precisos possível.

Por que usar a ordem de serviço?

Bem, quando falamos que a Ordem de Serviço é uma ferramenta de gestão e organização dizemos isso porque a análise destes documentos possibilita aos gestores e empresários a visualização de possíveis ralos ligados ao desperdício de matéria prima ou de tempo ocioso dos colaboradores, permite auxiliar no planejamento da quantidade de vendas para determinados períodos (com base no histórico) e muito mais.

Além disso, por ser um documento unificado, ele é utilizado em diversos setores ao mesmo tempo, o que otimiza o trabalho já que permite que cada um saiba sua responsabilidade e tarefas corram de maneira paralela.

Por outro lado, a empresa utiliza essa mesma ferramenta não somente para entender comportamentos de compras, vendas e de seus colaboradores, mas também para fins ligados à contabilidade da empresa e aos processos internos.

Embora tenhamos falado que a integração permite que tarefas sejam executadas paralelamente, isso só se torna possível no caso de processos internos muito bem desenhados. E, em geral, o histórico da empresa, através das OS, permitem esses desenhos.

 Pontos de atenção:

• Um dos primeiros pontos que merecem atenção é que, para o caso de OS de processos internos, apenas gestores e gerentes devem possuir a autoridade de emissão, caso contrário, seu poder de controle pode ficar comprometido.
• Além disso, a OS precisa, obrigatoriamente, garantir as boas condições da SST (Saúde e Segurança no Trabalho) e dos EPI’s (Equipamentos de Proteção Individual).
• O layout da Ordem de Serviço pode ser definido internamente e não possui uma regra obrigatória, entretanto, como boas práticas, recomenda-se ser de fácil leitura (sem letras pequenas demais) e intuitivas. Para isso, o ideal é conhecer o processo como um todo para entender a melhor maneira de posicionar os itens a serem preenchidos.

Como a tecnologia pode ajudar com a OS?

Não é segredo para ninguém que a tecnologia está em constante avanço na busca por maneiras de ajudar os empresários a otimizar o trabalho em suas empresas e colaborar para a gestão e controle do negócio, com a ordem de serviço não é diferente.

O melhor neste caso é a utilização de um Sistema Integrado de Gestão, os conhecidos ERP. Em geral, este tipo de sistema possui um cadastro completo de produtos e serviços que giram em torno da produção da empresa. A partir daí, permite o preenchimento e emissão da Ordem de Serviço de forma muito mais rápida e precisa e ainda possibilita o armazenamento de todas a OS, mantendo também seus históricos..

Além disso, o sistema, por ser integrado, possui comunicação com toda a empresa e permite que todos os envolvidos acompanhem o andamento do pedido (desde vendas e produção, até o setor financeiro e de logística), melhorando a comunicação interna e a eficiência do serviço prestado.

Além do trabalho relacionado a Ordem de Serviço, um Sistema de Gestão Integrada ainda permite:

• Emitir Nota Fiscal Eletrônica;
• Fazer o controle do estoque;
• Controlar o desempenho da equipe de vendas;
• Gerenciar o fluxo de caixa;
• Emitir boletos;
• Controlar os inadimplentes;
• Gerenciar a relação com fornecedores;
• Padronizar processos;
• Identificar erros no processo;
• Aumentar a produtividade;
• E muito mais…

É claro que a criação de uma Ordem de Serviço pode ser feita de forma manual, entretanto, como pudemos perceber, a eficiência que empresa ganha com a automação deste processo, vai muito além. Por isso, não fique atrás da concorrência gastando tempo e energia com processos manuais…

Agora, se você já possui um Sistema de Gestão e precisa de ajuda com a ferramenta, fale conosco. Podemos te ajudar a tirar o máximo proveito desta poderosa ferramenta, não somente para a emissão de Ordem de Serviço, mas também para gerenciar o seu negócio e aumentar sua lucratividade.