A Cotação é uma etapa do processo de compras que busca fornecedores de produtos e serviços por meio da Solicitação de Compras. Os fornecedores emitem propostas de produtos e serviços informando preços, prazos, taxas e condições de pagamento. E o comprador negocia com os fornecedores obtendo as melhores condições. O processo de compras conclui-se na Análise da Cotação e possibilita ao comprador conferir as propostas recebidas e escolher a melhor condição para atender as solicitações. Após a Cotação é firmado um contrato formal de compra de acordo com o Pedido de Compras ou Contrato (SIGAGCT – Módulo de gestão de contratos TOTVS Protheus). Veja aqui um exemplo do processo de cotação.

A Solicitação de Compras é um documento que autoriza o comprador a executar uma compra. A aquisição abrange insumos produtivos, improdutivos, produção programada, ou algum projeto em desenvolvimento que necessite de abastecimento. A Solicitação de Compras informa o que comprar, a quantidade, prazo, local da entrega, e, em alguns casos, até os fornecedores. Qualquer colaborador pode gerar a Solicitação de Compras sem restrições. Ao lado de cada Solicitação há uma indicação que informa sua classificação conforme a opção Legenda, disponível no menu.

A opção Gera Cotação permite gerar cotações de cada Solicitação de Compra, ao mesmo tempo em que gera informações de cada produto, fornecedor, grupos x fornecedores. A opção Gera Cotação, quando acionada, mostra uma janela de Parâmetros, dentre elas, a opção Utiliza Amarração. Se a opção Produto for acionada, o sistema gera cotações a todos os fornecedores relacionados ao cadastro de produto x fornecedor. A opção Grupo apresenta todos os fornecedores relacionados ao cadastro de grupos x fornecedores.

O sistema permite selecionar os fornecedores que participam da cotação e informa a quantidade dos últimos fornecimentos considerados no cumprimento da rotina, desde que a opção MV_SELFOR esteja configurada como Sim. A geração de cada cotação apresenta uma tela de Parâmetros para o comprador informar o número máximo de fornecedores de cada processo e a quantidade dos últimos fornecimentos.

A opção Atualiza Cotação possibilita ao comprador atualizar os preços e condições obtidas de cada fornecedor e cadastrar novas propostas de novos fornecedores. Nesta rotina, informa-se: a condição de pagamento, contato, preço unitário, tabela de preço, total do item, prazo de entrega, filial para entrega, alíquota de IPI, alíquota de ICMS, valor do frete, data de validade, descontos, valor do seguro, número do orçamento, preço à vista, taxa de financiamento entre outros.

A opção analisa cotação possibilita analisar as cotações e considerar a melhor proposta entre os fornecedores de acordo com o preço, condição de pagamento e prazo de entrega. Veja o processo detalhado:

Macrofluxo do processo