eSocial é um projeto do governo federal instituído no Decreto nº 8.373 de 11 de dezembro de 2014. É uma ferramenta de coleta de dados trabalhistas, previdenciárias e tributárias armazenados num ambiente virtual que possibilita aos órgãos governamentais apurar tributos para contribuição ao FGTS e outras informações trabalhistas. Em outras palavras, eSocial é um sistema de registro de dados fiscais que facilita e unifica o processo de envio de documentações trabalhistas.

Com o objetivo de unificar o fluxo de informações e o envio de dados pelas empresas, uma parte considerável de guias foram unificadas, como: RAIS (Relação Anual de Informações Sociais); CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados); FGTS (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço);  GFIP (Guia de Recolhimento de Informações à Previdência Social); MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais); Livro de Registro de Empregado; CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário), entre outros.

A obrigatoriedade do eSocial abrange todo empregador que possua contratação de pessoa física, jurídica, prestadores de serviço ou que possua vínculo empregatício de qualquer natureza. Os MEIs (Microempreendedores individuais) que mantenham quadro de funcionários devem emitir o eSocial por meio do simples nacional. Já os Empregadores domésticos possuem obrigatoriedade de enviar os dados ao eSocial. O endereço é https://www.gov.br/esocial/pt-br

Os arquivos podem ser enviados ao eSocial de duas maneiras: Por meio de sistema próprio, terceirizado e mediante assinatura digital. Se a empresa já possuir um certificado digital é possível enviar os dados ao sistema e obter o recibo de todas as informações. Na plataforma do eSocial, os campos são preenchidos automaticamente e as telas salvas a cada processo de envio de informações. Os certificações digitais estão cada vez mais em alta. Dois deles podem ser utilizados, o tipo A1, gerado e armazenado no computador do titular com validade de 1 ano. E o tipo A3, semelhante A1, porém disponível em token ou cartão. Pode ser utilizado em qualquer computador e possui validade de 3 anos.

As certificações digitais oferecem uma ambiente de segurança jurídica ao eSocial. Se o empregador já utiliza um certificado digital para uma finalidade, para o eSocial ele possui a mesma finalidade. Caso o empregador ainda não tenha uma certificação digital, sugere-se procurar uma empresa respaldada pelo órgão de Infraestrutura Chaves Pública Brasileira (ICP-Brasil) para solicitar o certificado.

O Código de Acesso é utilizado pelos empregadores que acessam diretamente o eSocial, isto é: MEIs (Microempreendedores Individuais) que possuam alguma contratação, empregadores domésticos e as MEs (Microempresas) optantes pelo Simples Nacional com até 1 colaborador, não inclusos os colaboradores afastados por aposentadoria ou invalidez. Além disso, Produtores rurais que possuam até 7 contratações, não inclusos colaboradores afastados por aposentadoria e invalidez, devem estar em dia com o eSocial.

Sobre o lançamento de informações na plataforma, empresas com faturamento maior que R$ 78.000,000 já devem lançar seus dados no eSocial. O lançamento é feito por fases. Outras empresas, sobretudo micros e pequenas que possuam contratações, já fazem o envio dos dados desde julho de 2018, também em fases, conforme calendário estipulado:

Fase 1: Julho de 2018 – Comunicar informações sobre às empresas, cadastros do empregador, tabelas etc;

Fase 2: Setembro de 2018 – Aqui as empresas possam a ter obrigatoriedade de enviar informações sobre os colaboradores e seu vínculo empregatício;

Fase 3: Novembro de 2018 – Obrigatoriedade do envio da folha de pagamento;

Fase 4: Janeiro de 2019 – Substituição da GFIP (Guia de Recolhimento de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada;

Fase 5: Janeiro de 2019: Nessa última fase, o empregador deve enviar os dados de segurança e saúde do colaborador

O eSocial não altera em nada a legislação vigente. No entanto, as empresas precisam se atentar a alguns pontos importantes que por vezes são esquecidos. Agir de forma correta evita problemas com multas, fiscalizações e outros infortúnios. Portanto, deve-se ficar atento e observar criteriosamente alguns pontos como: admissão, demissões, pagamento de férias; lei dos estagiários nº11.788/08; cotas para aprendizes e pessoas com deficiência PCD; fechamento da folha; legislação de saúde, segurança e outros.

Se as empresas não lançarem os dados ou lançarem os dados com atrasos e divergências, as consequências podem ser pesadas: multas, bloqueio das CNDs (Certidões Negativas de Débitos) entre outras medidas. Portanto, fique de olho no prazo que vai até o dia 15/10/2021. Não adianta apenas enviar os dados ao eSocial, é necessário realizar o envio da maneira correta.

Um assunto que merece atenção! As duas áreas mais afetadas pelo eSocial é Saúde e Segurança do Trabalho. Muitas informações relativas a essas áreas ainda são registradas em papel. Estes documentos acabam engavetados e as empresas não cumprem com a legislação. Nesse caso, toda documentação deverá ser lançada no eSocial por meio de leiautes específicos para se cumprir as fiscalizações em meio eletrônico.

Todas as empresas, de CLTs a Cooperativas, que possuam uma ou mais contratações, devem cumprir com as normas relativas à Saúde e Segurança no trabalho. A NR 1 (Norma Regulamentadora nº1) afirma que “as Normas Regulamentadoras relativas à segurança e medicina do trabalho, são de observância das empresas privadas e públicas, pelos órgãos públicos da administração direta e indireta, bem como pelos órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário que possuam empregados regidos pela CLT.” Já a Lei 11.788/2008 – Art.14, que abrange a saúde e a segurança no trabalho do estagiário deve ser observada e cumprida pela empresa concedente do estágio.

Agora que você já está craque em eSocial, considere seguir algumas dicas:

1º – Identifique possíveis inconsistências nos processos: contrate uma consultoria especializada e faça um diagnóstico preciso das rotinas. Caso não consiga, você mesmo pode listar suas rotinas e obrigações para cumprir com as legislações do eSocial;

2º – Depois de identificar os processos, adéque-os ao eSocial. Se você já sabe quais são os pontos divertes à legislação, faça as devidas correções;

3º – Faça uma consulta detalhada do cadastro dos colaboradores. É preciso coerência com as fichas cadastrais e zelo com o envio de dados dos colaboradores. Se for o caso, atualize-os antes de dar entrada ao eSocial. Para fazer a consulta cadastral dos colaboradores, acesse: https://www.gov.br/esocial/pt-br ;

4º – Faça uma boa gestão das áreas de Saúde e Segurança do Trabalho: Como visto, muitos dados sobre Saúde e Segurança no Trabalhador deverão ser enviadas ao eSocial. Por isso, é importante contar com a ajuda de uma consultoria de tecnologia para apoiar sua empresa nesse sentido.