Foi publicada a Nota Orientativa eSocial 19/2019 que trata das orientações sobre obrigatoriedade de preenchimento de grupos, campos e eventos na versão revisada do leiaute 2.5.

Em atendimento à diretriz de simplificação do eSocial, diversos campos, grupos e eventos serão excluídos do leiaute.

Contudo, as alterações previstas demandam tempo e custos de implementação, tanto para o governo quanto para as empresas que já utilizam o sistema.

A fim de que parte das simplificações possam ser aplicadas desde já, sem qualquer custo para os usuários, diversos campos, grupos e eventos terão sua obrigatoriedade alterada a partir da publicação de uma revisão do leiaute versão 2.5.

Informações que eram obrigatórias passarão a ser opcionais antes de serem definitivamente excluídas do leiaute, para que não sejam necessárias mudanças de estrutura dos arquivos e, assim, permitir que os sistemas que já estão em produção não precisem ser imediatamente modificados.

Entretanto, novos usuários e sistemas, desde já, não serão obrigados a prestar estas informações.

Orientações sobre a obrigatoriedade de preenchimento de grupos no Leiaute

Atualmente, os grupos do leiaute possuem os seguinte tipos de obrigatoriedade:

• “O” = obrigatório;
• “N” = não pode ser informado;
• “OC” = obrigatório na condição; e
• “F” = facultativo.

Cabe lembrar a distinção entre os grupos facultativos (“F”) e os grupos obrigatórios na condição (“OC”):

• Grupos “OC” (obrigatórios na condição) são aqueles cujo preenchimento não pode ser exigido pelo sistema porque depende do implemento de uma condição, por exemplo: o grupo {dependente} do evento de admissão, S-2200, não pode ter preenchimento obrigatório porque nem todo trabalhador possui dependentes.

Contudo, caso o trabalhador possua, as informações exigidas nesse grupo são necessárias, uma vez que podem interferir em direitos, como a percepção de salário família, ou em base de cálculo de tributos, como o Imposto de Renda. Assim, os grupos que têm “OC” como condição, mesmo não tendo preenchimento exigido pelo leiaute, devem ser preenchidos caso a informação exista.

• Os grupos “F” (facultativos) são aqueles de preenchimento livre e totalmente opcionais, que serão mantidos no leiaute apenas para evitar que a estrutura dos arquivos seja alterada, o que demandaria nova versão dos sistemas das empresas.

Por exemplo, o grupo {documentos}, assim como os seus subgrupos: {CTPS}, {RIC}, {RG}, {RNE}, {OC} e {CNH}, passarão a ser facultativos, até que sejam totalmente eliminados do leiaute. Embora seja tecnicamente possível continuar preenchendo os grupos agora designados como “F”, as informações não serão aproveitadas para a alimentação de sistemas governamentais, uma vez que serão descontinuadas quando do início do novo sistema.

Orientações sobre a obrigatoriedade de preenchimento de campos no Leiaute 

Ao contrário do que ocorre com os grupos, os campos do leiaute não possuem indicativo de condição, há apenas a informação de ocorrência, ou seja, se o sistema exige ou não o seu preenchimento e qual o número máximo de informações aceitas (esse indicativo está na coluna “ocorrência” e é composto por dois numerais separados por um hífen.

O numeral da esquerda indica a quantidade mínima de registros e o numeral da direita, a quantidade máxima).

Contudo, assim como ocorre com os grupos, há campos cuja obrigatoriedade do preenchimento depende do implemento de determinada condição, portanto, para indicar quais campos se tornarão opcionais (para futura eliminação) será incluída na descrição do campo a seguinte indicação “o preenchimento deste campo é facultativo”.

Exemplo:

O campo que solicita a opção de registro de ponto {regPt}, no evento S1005, era obrigatório (ocorrência 1-1) e passará a ser opcional (ocorrência 0-1) com a indicação de que o campo é facultativo em sua descrição.

Da mesma forma, embora tecnicamente possível na v.2.5 (rev) o preenchimento dos campos facultativos, as informações não serão aproveitadas em sistemas governamentais, uma vez que os campos serão descontinuados no novo sistema.

Orientação sobre a obrigatoriedade de envio de eventos no Leiaute revisado 

Alguns eventos serão eliminados do eSocial, contudo, alguns sistemas de empresas já obrigadas ao eSocial são programados para enviar estes eventos em determinadas situações.

Portanto, para que não seja necessária qualquer adaptação, seu envio também será facultativo na versão revisada do leiaute até que seja efetivamente excluído.

Seguindo a mesma lógica de grupos e campos facultativos, os dados dos eventos facultativos não serão aproveitados em sistemas governamentais, uma vez que serão descontinuados no novo sistema.

Serão de envio facultativo os seguintes eventos:

• S-1300 – contribuição sindical Patronal;
• S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente;
• S-2250 – aviso prévio ;
• S-1070 – Tabela de Processos Adm./Judiciais (dispensada quando a matéria do processo for autorização de trabalho de menor, dispensa de contratação de PCD ou aprendiz, segurança e saúde no trabalho, conversão de licença saúde em acidente do trabalho.

Será obrigatória apenas quando a matéria do processo for tributária, FGTS ou Contribuição Sindical).

Fonte: eSocial – 02.08.2019 – Adaptado pelo Guia Trabalhista.