A sua busca por respostas sobre a gestão de contratos talvez não seja fácil. Talvez os gestores e empresários sequer saibam o que é isso, logo, podem não compreender a necessidade desta tarefa.

Mas nós vamos além e dizemos que a maioria esmagadora de empresas, independente do nicho de atuação ou porte, até faz a gestão, mas de forma inconsciente e deficiente.

Por isso, vimos aqui tentar solucionar esse problema e falar sobre como a gestão de contratos pode, efetivamente, salvar um negócio e como realizar esta importante tarefa. Acompanhe!

O que é gestão de contratos

Em primeiro lugar, exatamente por ser uma tarefa desconhecida pela maioria dos empresários e gestores, vale explicar que a gestão de contratos, como o próprio nome sugere, é o ato de acompanhar os contratos da empresa e seus cumprimentos.

Aqui, vale ressaltar que estamos falando de todo tipo de contrato, abrangendo fornecedores, clientes, colaboradores, bancos e assim por diante. Aliás, na operação de uma empresa são tantos os contratos necessários que, por vezes, é fundamental a contratação de um “Gestor de contratos”, profissional especializado na tarefa.

Em vias gerais, esse tipo de gestão acompanha o documento durante toda sua vida (criação, execução e encerramento), sempre se certificando de que todos os direitos e deveres de ambas as partes sejam honrados.

É parte das tarefas implícitas na gestão de contratos:

• Comparar previsto x realizado;
• Registrar ações diversas;
• Verificar a possibilidade de desvios;
• Ter comprovantes de cumprimento das obrigações;
• Tomar providências para o cumprimento das obrigações;
• Analisar contratos atuais e melhorar os contratos futuros.

Por que a gestão de contratos pode salvar o seu negócio?

Bom, dentro de um contrato de prestação de serviços, por exemplo, sempre são especificados prazos, valores e condições de pagamento, dentre outros pontos necessários. Só esses 3 itens já interferem diretamente na previsão orçamentária do negócio. Agora imagine se esses quesitos são considerados durante o planejamento orçamentário e não são cumpridos…um problemão não é mesmo?

Agora vamos dar o exemplo de um contrato com um fornecedor. Com a gestão de contratos, é possível antecipar a renovação do acordo a fim da empresa não ser pega desprevenida. Desta forma, é possível negociar com calma melhores condições comerciais ou buscar novos fornecedores sem que exista a perda de dinheiro ou de insumos.

Outro tipo de contrato é o firmado com os colaboradores. Dependendo do nicho de atuação da empresa, colaboradores que possam passar informações ou conhecimentos para a concorrência podem prejudicar consideravelmente o desempenho da empresa, por isso, já na criação do contrato, deve haver cláusulas estratégicas que visam a segurança da empresa.

Em vias gerais, qualquer contrato é ainda uma ferramenta legal, tanto para se defender como para exigir. Até por isso, ter uma pessoa exclusivamente responsável por essa gestão é benéfico. Desta forma, a atenção do profissional é total nos contratos e assim, permite que erros sejam diminuídos.

Como fazer uma gestão eficiente de seus contratos?

Bom, agora que entendemos que a gestão de contratos tende a garantir a saúde financeira do negócio e atender aos seus interesses, precisamos falar sobre como fazer, efetivamente, a gestão dos seus contratos. Aqui, aliás, vale um adendo: nós falamos da importância de um gestor de contratos, entretanto, é possível realizar esta tarefa sem a ajuda deste profissional…mas fica um aviso…é preciso muita organização e controle.

Vale também explicar que o contrato possui 3 fases, a de criação, a sua execução e o encerramento. Sendo:

• Criação: onde são incluídas os direitos e os deveres de ambas as partes, os valores, prazos e condições de pagamento envoltos na negociação, o prazo de validade do contrato, a penalidade para o caso do não cumprimento de alguma cláusula e qualquer outro item que seja relativo à relação entre as duas partes;
• Execução: aqui nos referimos ao contrato em vigência, ou seja, tudo que foi concebido na criação, deve ser cumprido na execução;
• Encerramento: se dá pelo fim do prazo do contrato, pela entrega do acordado ou pelo interesse de uma das partes.

A partir desta compreensão, vale colocar em prática as dicas a seguir na gestão de contratos. Veja:

Dê preferência ao eletrônico

Contratos eletrônicos permitem ser analisados a todo momento com maior facilidade e agilidade. Além disso, facilitam também a busca por dados específicos, podem ser acessados de qualquer lugar (considerando sistemas que atuem na nuvem), permitem mais rapidez na assinatura e ainda são mais seguros que a versão física. Por fim, a versão eletrônica de contratos ainda é mais barata já que não utiliza impressões, papel ou locomoção e local para armazenamento.

Revise os contratos periodicamente

Dependendo do tipo de contrato firmado é possível surgir algum caso extraordinário que acaba exigindo a criação de aditivos contratuais. Isso pode acontecer, por exemplo, caso o governo faça alguma mudança de legislação ou o país passe por alguma situação crítica como greves generalizadas ou catástrofes naturais.

Acompanhe a execução

Muitos contratos especificam em suas cláusulas, por exemplo, um percentual de entrega em cada período. Outros definem que após alguns meses, o valor a ser pago é maior ou menor. Sem essa gestão, é grande a chance da empresa perder dinheiro de diretamente (como com o pagamento progressivo de parcelas) ou indiretamente (como com a entrega de produtos que fazem seu capital girar).

Registre as interações

Para fins de auditoria, é fundamental registrar todo tipo de interação referente a um contrato vigente, especialmente se houver algum tipo de dificuldade para fazer com que as cláusulas do contrato sejam cumpridas.

Padronize os contratos

Embora nem sempre seja possível padronizar o contrato como um todo, vale padronizar, pelo menos, algumas cláusulas. Desta forma se torna mais fácil ter ter plena ciência das peculiaridade do seu conteúdo e assim, antecipar possíveis crises.

Tenha acesso à data final dos contratos

Ter acesso à data final dos contrato não é o bastante, o ideal é saber desta informação em tempo real, sendo possível um consulta rapidamente sempre que necessário.

Como falamos, conhecer este prazo tende a evitar perdas financeiras através de condições comerciais ou falta de produtos ou serviços essenciais para a operação do negócio.

Bom, fato é que para que tudo que falamos até aqui sobre gestão de contratos só funciona se isso for realizado de forma rápida e com informações precisas. Portanto, é fundamental que a empresa conte com ferramentas confiáveis e profissionais competentes.