Saiba o que é eSocial e fique por dentro das obrigações governamentais

 

O eSocial é uma plataforma de escrituração digital vinculada ao governo federal que recebe informações trabalhistas e tributárias de empresas de todos os setores. Criado para simplificar o processo do departamento pessoal na entrega das obrigações fiscais, o eSocial unifica a comunicação alocando diferentes dados trabalhistas: pagamentos, contratação de pessoal, contribuição sindical e aviso prévio, diminuindo custos e otimizando resultados. A plataforma é responsável por integrar empresários aos órgãos governamentais e unificar obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas das empresas entre colaboradores e governo.

 

O eSocial muda toda a rotina empresarial das empresas e confere mais autonomia ao setor de RH, gerando um controle unificando das informações fiscais. Veja os principais pontos do eSocial, tire suas dúvidas sobre a plataforma, suas funcionalidades e saiba todos os benefícios que ele gera às empresas.

 

Centralizar atividades e unificar informações de diferentes entidades com segurança e transparência são algumas vantagens do eSocial. Grandes e médias empresas já utilizavam o eSocial desde sua implementação em janeiro de 2018. Contudo, no segundo semestre do mesmo ano, pequenos negócios também aderiram ao serviço: trabalhadores rurais e microempreendedores individuais (MEIs).

 

O eSocial substitui uma série de documentos declarados agora de forma simplificada para facilitar o trabalho do setor de Recursos Humanos das empresas, conferindo mais agilidade e dinamismo no envio dos dados. Os documentos são:

 

• A Relação Anual de Informações Sociais; (RAIS);
• A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte; (DIRF);
• O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados; (CAGED)
• E o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP).

 

Os dados fornecidos ao eSocial podem ser manuseados por diversos órgãos públicos que compartilham entre si as informações declaradas pelas empresas. Antes, processar e enviar a documentação aos órgãos governamentais ficava a cargo das entidades: Caixa Econômica Federal, INSS e Ministério do Trabalho. Com o eSocial, basta uma única guia para enviar todas as informações. Os dados são inseridos no sistema uma única vez.

 

O eSocial também emite a DAE, Documento de Arrecadação Estadual responsável pelo pagamento de encargos sobre salários. Trata-se de um documento obrigatório emitido mensalmente pelas empresas. Qualquer irregularidade na declaração da DAE deve ser rapidamente sanada. Os encargos recolhidos são:

 

• 8% a 11% de contribuição previdenciária (INSS);
• 0,8% de seguro contra acidentes do trabalho (GILRAT);
• 3,2% de indenização compensatória por perda de emprego.

 

A DAE é gerada e calculada automaticamente pelo eSocial após a finalização da folha de pagamento. É dever do empregador fornecer uma cópia simples da guia ao colaborador. Embora com todas as vantagens, uma parcela considerável das empresas ainda descumpre os prazos de envio de informações, o que pode incorrer em penalidades e multas. Por isso, deve-se ficar atento aos prazos.

 

Os dados de contrato de trabalhos referentes a gastos devem estar contidos num cadastro único. Esses dados correspondem às relações de trabalho em regime CLT, trabalhadores cooperados, estagiários e prestadores de serviços. O eSocial é um serviço obrigatório às empresas de todos os segmentos: indústrias, comércio, serviços, empresas de pequeno, médio ou grande porte. Empregadores domésticos também devem cadastrar as informações dos colaboradores no eSocial. Ao fornecer essas informações evita fraudes e traz benefícios à empresa e aos colaboradores.

 

O eSocial começa a vigorar em 1º de Janeiro de 2018 visando empresas com faturamento igual ou superior a R$78 milhões. Já às demais empresas, o eSocial começa a vigorar em 1º de Julho de 2018. Para empresa públicas, o eSocial começa a valer a partir de 1° de Janeiro de 2019.

 

Objetivos do eSocial

 

O objetivo do eSocial é gerar segurança, transparência e simplificação às informações. Ele dispõe ao empregador um ambiente de segurança jurídica que evita fraudes processuais e trabalhistas. Com o eSocial há uma espécie de parametrização no fluxo de informações trabalhistas, o que confere mais seguridade aos direitos previdenciários, trabalhistas e previdenciários, evitando fraudes e garantindo transparência no envio de informações empregatícias.

 

Benefícios do eSocial

 

O eSocial traz inúmeros benefícios, veja:

Simplificação de atividades;

Otimização de processos;

Organização da gestão;

Redução de custos;

Transparência e segurança.

O eSocial traz benefícios tanto à empresa quanto ao colaborador. Veja:

 

Aos colaboradores

 

Aos colaboradores, o eSocial mostra-se fundamental, pois é por meio da plataforma que as empresas farão toda emissão de dados sobre contratações. Dito isso, é de suma importância que os colaboradores mantenham seus dados sempre atualizados junto ao RH. Com os dados atualizadas, muitos problemas podem ser evitados: atrasos de recebimento e qualquer outro assunto referente. O eSocial parametriza os dados com mais agilidade e transparência, mitiga a incidência de fraudes processuais, ao mesmo tempo que faz uma gestão segura das informações empregatícias tornando mais severa com a fiscalização em casos de afastamento por doenças, saúde ocupacional etc.

 

O que o eSocial substitui?

 

O eSocial substitui 15 guias informativas emitidas agora numa única guia. Veja quais são:

Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) para controle de admissões e demissões em regime CLT;

Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);

Livro de Registro de Empregados (LRE);

Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);

Comunicação de Dispensa (CD);

Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);

Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);

Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);

Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF).

Quadro de Horário de Trabalho (QHT);

Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);

Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);

Guia da Previdência Social (GPS);

 

Além disso, uma vantagem importante vantagem do eSocial é a produtividade que o serviço gera ao setor de Recursos Humanos, devido ao envio de dados ser mais simples e dinâmico. O eSocial unifica o compartilhamento de dados fornecidos pelas empresas às entidades públicas, à saber: A Caixa Econômica Federal, Receita Federal, Ministério do Trabalho, INSS e Previdência Social. Antes do eSocial, ficava a cargo das empresas realizar todo processo documental e enviar os dados aos órgãos federais. Agora, com o eSocial, todo processo é otimizado. Basta inserir os dados no sistema numa única guia e uma única vez.

 

O eSocial é um braço do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), ele unifica o processo de envio de dados e obrigações tributárias, fiscais e previdenciárias. Com o eSocial a empresa padroniza os processos e agiliza todo trabalho do departamento pessoal Todas as informações prestadas podem ser acessadas sempre que quiser, o que faz a empresa obter uma visão mais ampla dos processos.

 

O eSocial muda todo o cotidiano das empresas. A burocracia gerada pelas várias guias de documentação causava inadimplências, irregularidades e sonegações. Com o eSocial, cria-se um padrão de qualidade no envio de informações, onde é possível verificar o cumprimento de regras e diminuir inconsistências na prestação de informações e erros no cruzamento de dados. No eSocial, a empresa pode inserir qualquer tipo de dado trabalhista do colaborador: férias, admissões etc., tornando o processo mais célere e organizado. No sistema também é possível emitir a guia de Documento de Arrecadação do eSocial – DAE que toda empresa deve pagar. Veja como funciona a DAE.

 

 

DAE: Documento de Arrecadação do eSocial

 

DAE é o Documento de Arrecadação do eSocial emito pelas empresas onde constam informações sobre encargos de salários como prevê a Lei Complementar nº 150/2015. A DAE deve ser emitida mensalmente pelos empregadores. Em caso de inconsistências, a DAE deve ser rapidamente regularizada. É possível gerar a DAE automaticamente por meio do Módulo Doméstico do eSocial. Após o fechamento da folha de pagamento, é dever do empregador fornecer uma cópia simples da guia ao colaborador.

 

Os valores de encargos emitidos na DAE pagos pelo empregador são:

 

8% de contribuição previdenciária (patronal);

0,8% de seguro contra acidentes do trabalho (GILRAT);

8% de FGTS (mensal);

3,2% de indenização compensatória por perda de emprego.

 

Os valores descontados dos rendimentos do colaborador são:

 

8% a 11% de contribuição previdenciária (INSS);

Alíquota de Imposto sobre a Renda Pessoa Física IRPF (caso ocorra).

Para gerar a DAE, basta seguir os seguintes passos: acessar o site do eSocial; inserir o login e senha do empregador; logar; escolher a opção ‘Folha/Recebimentos; selecionar o ano e o mês vigente; informar o salário bruto do colaborador com adicionais e descontos; conferir cálculo e selecionar a opção ‘Emitir DAE. Dica importante: o pagamento da DAE deve ser feito até o dia 7 de cada mês. Se a data cair em final de semana ou feriados, o prazo deve ser jogado para o dia útil anterior.

 

Para alterar o salário do colaborador no eSocial

 

Caso empregador queira alterar o salário do colaborador no eSocial, basta acessar a opção ‘Trabalhador’; selecionar ‘Gestão de Trabalhadores’; clicar no nome do colaborador e em seguida, ‘Dados Contratuais’. Clique em ‘Alterar Dados Contratuais’; coloque a data do início da alteração; na opção ‘Salário Base’, insira o valor do salário e clique em ‘Salvar’. É preciso ter muita atenção. Em caso de férias, altera-se primeiramente o valor do salário para depois lançar as férias. Essa é uma forma de fixar os dados seguramente na guia.

 

Para lançar as férias do colaborador no eSocial

 

Para lançar as férias no eSocial, vá na opção ‘Trabalhador’ e selecione a opção ‘Férias’. Clique na ‘Matrícula’ do colaborador e insira o período de férias; início, fim, se o colaborador desejar vender 1/3 das férias etc. selecione a opção ‘Programar Férias’; insira a data de pagamento considerando 2 dias de antecedência ao colaborador sair de férias, e gere o recibo.  Após esses passos, as férias do colaborador são lançadas corretamente.

 

O valor das férias equivale a um terço do valor do salário somado ao salário do mês vigente. O pagamento deve ser feito até 2 dias antes das férias. Deve constar na guia do eSocial os encargos trabalhistas referentes ao salário das férias e os meses relativos às férias. Em caso de erro de cálculo na DAE, sugere-se reabrir a folha de pagamento, corrigir as inconsistências e depois emitir um novo documento.

 

Admissões e demissões no eSocial: como funciona?

 

Uma mudança significativa do eSocial é a inserção de admissões e demissões no sistema. O governo deve ser sempre notificado sobre as modificações no quadro de funcionários. Por isso, as admissões devem ser cadastradas no sistema até o final do dia anterior à contratação, devendo a emissão dos dados ser habilitada em até 30 dias antes do processo de contratação. Caso processo de seleção seja descontinuado, a empresa pode cancelar o envio de dados ao eSocial.

 

No caso de demissões, elas devem ser informadas ao eSocial em até 10 dias após rescisão do contrato. E caso de aviso prévio, o desligamento deve ser lançado no sistema no dia seguinte. Nesse sentido, tanto os dados de contratação quanto os dados de desligamento devem ser informados ao eSocial bem como qualquer evento que envolva o colaborador.

 

O eSocial é um projeto que integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). O sistema unifica o fluxo de informações tributárias, fiscais e previdenciárias otimizando processos e facilitando a rotina do departamento pessoal no envio de informações. Os dados inseridos no sistema podem acessados sempre que quiser, fazendo a empresa ter uma visão mais ampla dos processos.